Dasar dokumen

Aset tidak diubah secara langsung. Setiap perubahan dicatat sebagai dokumen, yang harus disetujui sebelum berlaku. Itulah yang membuat data aset dapat dipercaya: tidak ada yang berubah tanpa catatan siapa yang mengajukan dan siapa yang menyetujui.

Ketujuh jenis transaksi bekerja dengan cara yang sama. Bab inilah yang menjelaskannya; bab masing-masing hanya membahas hal yang khas untuknya.

Dokumen	Bab
Penambahan Aset	Penambahan aset
Perubahan Aset	Perubahan aset
Perpindahan Aset	Perpindahan aset
Penghapusan Aset	Penghapusan aset
Reverse Disposal	Reverse disposal
Stock Opname	Stock Opname
Kapitalisasi Aset	Kapitalisasi aset

Bentuk sebuah dokumen

Setiap dokumen punya header dan daftar aset, ditambah dua tab opsional.

Bagian	Isinya
Header	Tentang apa dokumen ini — judul, tanggal, dan konteks yang berlaku untuk semua asetnya
Daftar Aset	Aset yang menjadi sasaran dokumen
Mengetahui	Orang yang perlu diberi tahu saat dokumen selesai
Lampiran	File pendukung

Header diisi lebih dulu karena sering menentukan aset apa yang boleh masuk ke daftar. Pada dokumen perpindahan, tujuannya ada di header dan berlaku untuk semua aset di dalamnya — sehingga satu dokumen menuju satu tujuan. Dua tujuan berarti dua dokumen.

Nomor dokumen

Fisetra memberi nomor saat dokumen dibuat, memakai konfigurasi penomoran perusahaan Anda. Nomor tidak diketik, dan tidak berubah setelahnya. Lihat Konfigurasi perusahaan.

Statusnya

Status	Artinya	Masih bisa diubah?
DRAFT	Sedang disiapkan	Ya
PENDING	Menunggu persetujuan	Tidak
APPROVED	Disetujui dan sudah diterapkan ke data aset	Tidak
VOID	Dibatalkan sebelum sempat diajukan	Tidak

Stock Opname punya satu status tambahan, COMPLETE, untuk tahap perhitungan di lapangan. Lihat Stock Opname.

Membuat dan mengajukan

1. Buat dokumen dan isi headernya
2. Tambahkan aset yang menjadi sasaran
3. Lampirkan file dan tambahkan penerima Mengetahui bila perlu
4. Ajukan lewat Konfirmasi Dokumen
5. Tunggu persetujuan

1. Buka jenis dokumennya dari menu Transaksi lalu tekan tombol buat.
2. Isi headernya lalu simpan — nomor dibuat dan dokumen berstatus DRAFT.
3. Tambahkan aset di tab Daftar Aset. Sebagian besar jenis menyediakan pemilihan satu per satu dan opsi massal.
4. Bila perlu, tambahkan Lampiran dan penerima Mengetahui.
5. Tekan Konfirmasi Dokumen, konfirmasi, dan dokumen berubah menjadi PENDING.

Penyetuju diberi tahu lewat email. Sejak titik ini urusannya ada di tangan orang lain sampai ada yang bertindak — lihat Persetujuan.

INFO

Bila belum ada alur persetujuan untuk jenis dokumen ini, mengajukan dokumen langsung menyetujuinya. Ini memang perilaku yang dirancang, tetapi berarti alur yang lupa diatur diam-diam menghilangkan kontrolnya. Administrator sebaiknya memeriksa Persetujuan saat penyiapan awal.

Ketika dokumen ditolak

Bagian inilah yang paling sering mengejutkan.

Dokumen yang ditolak kembali kepada Anda sebagai DRAFT. Tidak ada status "ditolak" yang mengendap di daftar Anda. Fisetra mengembalikan dokumennya kepada Anda dalam keadaan bisa diubah, agar Anda dapat menindaklanjuti catatan penyetuju.

1. Anda menerima penolakan beserta alasan dari penyetuju
2. Dokumen kembali menjadi DRAFT dan bisa diubah
3. Perbaiki hal yang dipermasalahkan
4. Tekan Confirm Fix untuk mengajukannya kembali

Tombolnya adalah Confirm Fix, bukan tombol pengajuan biasa, dan hanya muncul bagi pembuat dokumen. Menekannya membuka Form Konfirmasi Perbaikan Dokumen, tempat Anda menjelaskan apa yang diperbaiki, lalu dokumen kembali menjadi PENDING.

Baca alasan penolakannya sebelum menyunting — alasan itu tercatat di log dokumen, lengkap dengan siapa yang menulis dan kapan.

Membatalkan dokumen

Void membatalkan dokumen yang tidak jadi Anda pakai.

WARNING

Hanya DRAFT yang bisa di-void. Setelah dokumen berstatus PENDING, Anda tidak dapat membatalkannya sendiri — mintalah penyetuju menolaknya, sehingga dokumen kembali menjadi draf, lalu barulah di-void.

Void memerlukan hak akses void untuk jenis dokumen tersebut, dan sifatnya final. Tidak ada data aset yang tersentuh — dokumen yang di-void memang belum pernah menerapkan apa pun.

Mengetahui

Mengetahui memberi tahu orang saat dokumen selesai. Mereka bukan penyetuju dan tidak bisa menyetujui atau menolak; mereka hanya diberi tahu hasilnya. Gunakan untuk pihak yang perlu tahu tetapi tidak perlu memutuskan — keuangan, departemen penerima, atasan.

Tambahkan lewat alamat email di tab Mengetahui sebelum dokumen diajukan.

Lampiran

Tab Lampiran memuat bukti untuk dokumen ini: berita acara serah terima, foto barang rusak, surat izin penghapusan.

Administrator dapat mewajibkan lampiran per jenis dokumen, serta mengatur jumlah dan ukuran filenya. Bila pengajuan ditolak karena lampiran, itulah aturannya — lihat Konfigurasi perusahaan.

Lampiran dokumen terpisah dari lampiran aset. File dokumen tetap melekat pada dokumen sebagai bukti; file aset tetap melekat pada aset. Lihat Mengelola aset.

Log

Log di toolbar menampilkan riwayat persetujuan dokumen: setiap persetujuan dan penolakan, siapa yang bertindak, kapan, dan pesan yang ditinggalkan. Ditulis sistem dan tidak bisa disunting.

Setelah disetujui

Saat disetujui, Fisetra menuliskan perubahannya ke data aset — dampak persisnya tergantung jenis dokumen dan dijelaskan di masing-masing bab. Penerima Mengetahui diberi tahu, dan setiap aset yang terdampak mendapat catatan riwayat yang menunjuk ke dokumen ini.

Bagian terakhir itulah yang membuat seluruh rancangan ini sepadan: dari aset mana pun Anda bisa menelusuri semua perubahannya, dan dari setiap perubahan Anda bisa tahu siapa yang menyetujuinya.

Kendala yang sering muncul

Masalah	Sebabnya	Yang perlu dilakukan
Dokumen tidak bisa diajukan	Kolom header wajib masih kosong, belum ada aset, atau lampiran wajib belum diisi	Periksa header, daftar aset, dan aturan transaksi perusahaan Anda
Void tidak berfungsi	Dokumen bukan DRAFT	Minta penyetuju menolaknya lebih dulu
Tombol Confirm Fix tidak ada	Anda bukan pembuat dokumen, atau dokumen tidak ditolak	Hanya pembuat yang dapat mengajukan ulang
Sebuah aset tidak bisa ditambahkan	Tidak cocok dengan header, atau sedang dikunci dokumen lain	Periksa header; periksa Stock Opname yang sedang berjalan
Sudah disetujui tetapi aset tidak berubah	Salah aset, atau perubahannya lebih halus dari dugaan	Periksa tab Riwayat aset tersebut
Jenis dokumen tidak ada di menu	Peran Anda tidak mencakup hak lihatnya	Hubungi administrator