Stock Opname

Transaksi → Stock Opname adalah perhitungan fisik: petugas menyusuri lokasi sambil memindai aset, lalu Fisetra membandingkan temuan lapangan dengan data yang tercatat.

Ini satu-satunya transaksi yang tidak mengubah aset secara langsung. Perhitungan melaporkan apa yang tidak sesuai; perbaikannya dilakukan sesudahnya lewat dokumen biasa. Pemisahan ini disengaja — perhitungan adalah bukti, dan bertindak atas bukti adalah keputusan tersendiri.

INFO

Menu tertulis Stock Opname, tetapi halamannya berjudul Audit Document dan dokumennya disebut dokumen audit. Keduanya hal yang sama.

Alur dokumen, pengajuan, perbaikan, dan void ada di Dasar dokumen.

WARNING

Selama Stock Opname berjalan, aset dalam cakupannya terkunci untuk transaksi lain. Aset yang sedang dihitung tidak dapat dipindahkan, dihapuskan, atau diubah. Ini menjaga perhitungan tetap bermakna — datanya tidak bisa bergeser saat sedang dihitung. Selesaikan atau void perhitungannya untuk melepas kuncinya.

Alur keseluruhan

1. Buat dokumen dan tetapkan cakupannya
2. Izinkan perangkat mengunduh daftar aset
3. Hitung di lapangan dengan memindai
4. Tinjau temuannya, dikelompokkan menurut jenisnya
5. Rekonsiliasi selisihnya
6. Ajukan untuk disetujui
7. Buat dokumen lanjutan sesuai temuan

Membuat dokumen dan menetapkan cakupan

1. Buka Transaksi → Stock Opname lalu tekan Create New Document.
2. Isi headernya: judul dan Tanggal Pengajuan.
3. Tetapkan cakupannya — departemen dan lokasi tertentu, atau seluruhnya.
4. Simpan. Nomor dibuat dan statusnya DRAFT.

Cakupan menentukan aset mana yang seharusnya ditemukan, sekaligus aset mana yang terkunci. Menghitung satu gudang sebaiknya dibatasi pada lokasi itu; mencakup semuanya akan mengunci seluruh daftar aset.

Mengizinkan perangkat menghitung

Perhitungan lapangan dilakukan dengan perangkat yang mengunduh daftar aset, memindai, lalu mengunggah hasilnya.

Pada dokumen, aktifkan izin unduh perangkat lalu daftarkan perangkat yang boleh ikut. Setiap perangkat melakukan check-in, menarik daftar sesuai cakupan, dan sesi perhitungan dimulai.

Fisetra juga menyediakan layar pemindaian pada dokumen itu sendiri untuk menghitung tanpa perangkat terpisah.

Menghitung di lapangan

Setiap aset dipindai lewat barcode-nya. Fisetra mengelompokkan setiap hasil pindai begitu masuk, dan setiap aset dapat diberi Komentar — berguna untuk mencatat kerusakan atau hal yang tidak wajar.

Setelah perhitungan selesai, perangkat melakukan check-out dan hasilnya diunggah.

Meninjau temuan

Di sinilah nilai utamanya. Dokumen mengelompokkan semuanya ke dalam beberapa tab:

Tab	Artinya	Tindak lanjut yang lazim
Aset telah discan	Ditemukan persis seperti data sistem	Tidak ada
Aset dari lokasi lain	Ditemukan, tetapi di tempat lain	Perpindahan aset
Aset dari department lain	Ditemukan, tetapi di departemen lain	Perpindahan aset
Aset belum di scan	Seharusnya ada tetapi tidak ditemukan	Telusuri, lalu penghapusan aset
Aset disposal ditemukan	Tercatat sudah dihapuskan, tetapi barangnya ada	Reverse disposal
Aset Rekonsiliasi	Sudah diselesaikan lewat rekonsiliasi	Sudah ditangani

Aset yang ditemukan tetapi sama sekali belum terdaftar dapat ditambahkan langsung dari perhitungan lewat Tambah Aset.

Baca Aset belum di scan dengan cermat sebelum menyimpulkan ada barang hilang. Sebuah aset bisa saja tidak terhitung karena memang sudah tidak ada, karena berada di luar cakupan, atau karena labelnya tidak terbaca.

Rekonsiliasi

Rekonsiliasi adalah cara Anda menyelesaikan selisih sekaligus mencatat keputusannya.

1. Pilih aset yang akan diselesaikan.
2. Tekan Rekonsiliasi.
3. Pada Konfirmasi Rekonsiliasi, tetapkan Status Baru, tambahkan Komentar, dan untuk barang yang dihapuskan isi Tanggal Penghapusan.
4. Konfirmasi.

Aset yang direkonsiliasi pindah ke Aset Rekonsiliasi beserta keputusan Anda, sehingga penyetuju melihat bukan hanya selisihnya tetapi juga kesimpulan Anda atasnya.

INFO

Tanggal penghapusan tidak boleh lebih awal dari awal bulan berjalan. Bila ditolak, itulah aturannya — Fisetra tidak mengizinkan perhitungan memundurkan penghapusan ke periode yang sudah ditutup.

Lampiran dan Mengetahui

Lampirkan berita acara perhitungan yang ditandatangani di tab Lampiran, dan tambahkan pihak yang perlu menerima hasilnya — keuangan, audit internal — di Mengetahui.

Mengajukan dan menyetujui

Tekan Konfirmasi Dokumen. Dokumen menjadi PENDING dan penyetuju diberi tahu.

Saat disetujui, hasil perhitungan tercatat sebagai hasil resmi. Data aset tidak ditulis ulang — menyetujui perhitungan berarti mengesahkan temuannya, bukan memindahkan atau menghapuskan apa pun.

Bila ditolak, dokumen kembali kepada Anda sebagai DRAFT; perbaiki lalu tekan Confirm Fix.

Menindaklanjuti temuan

Perhitungan memberi tahu apa yang tidak sesuai. Memperbaikinya adalah pekerjaan terpisah:

Temuan	Dokumen yang dibuat
Aset ada di tempat yang salah	Perpindahan aset
Aset benar-benar hilang	Penghapusan aset
Aset yang sudah dihapuskan ternyata ada	Reverse disposal
Data aset keliru	Perubahan aset
Aset belum pernah terdaftar	Penambahan aset, bila belum ditambahkan saat perhitungan

Masing-masing melewati persetujuannya sendiri, sehingga setiap koreksi dinilai atas dasarnya sendiri, bukan ikut menumpang pada perhitungan.

Kendala yang sering muncul

Masalah	Sebabnya	Yang perlu dilakukan
Aset tidak bisa dipindahkan atau dihapuskan	Aset berada dalam Stock Opname yang sedang berjalan	Selesaikan atau void perhitungannya
Perangkat tidak bisa mengunduh daftar	Izin unduh belum aktif, atau perangkat belum terdaftar	Aktifkan di dokumen lalu daftarkan perangkatnya
Sebuah aset tidak ada di daftar hitung	Aset di luar cakupan	Periksa cakupan pada header
Hasil pindai ditolak	Barcode tidak cocok dengan aset dalam cakupan	Periksa labelnya; aset mungkin belum terdaftar — gunakan Tambah Aset
Tanggal penghapusan ditolak	Tanggalnya sebelum awal bulan berjalan	Gunakan tanggal dalam bulan berjalan
Sudah disetujui tetapi data aset tidak berubah	Menyetujui perhitungan hanya mengesahkan temuan	Buat dokumen lanjutan seperti tabel di atas