Penambahan aset

Transaksi → Penambahan Aset adalah pintu masuk aset baru ke dalam sistem. Aset bisa dimasukkan satu per satu atau lewat import spreadsheet, dan keduanya baru benar-benar terdaftar setelah dokumennya disetujui.

Bab ini membahas hal yang khas untuk penambahan. Alur dokumen, pengajuan, perbaikan setelah ditolak, dan void ada di Dasar dokumen.

Sebelum mulai

Penambahan merujuk ke master data Anda, jadi siapkan lebih dulu — kategori, lokasi, departemen, dan status yang diperlukan harus sudah ada, begitu pula orang yang akan dititipi asetnya. Lihat Master data.

Hal ini lebih penting untuk import daripada untuk entri satuan: baris import yang merujuk kategori yang belum ada akan ditolak, dan memperbaiki lima puluh baris semacam itu sangat melelahkan.

Membuat dokumen

1. Buka Transaksi → Penambahan Aset lalu tekan tombol buat.
2. Isi headernya — judul serta konteks departemen dan kategori.
3. Simpan. Nomor dokumen dibuat dan statusnya DRAFT.

Menambah aset satu per satu

Gunakan cara ini untuk beberapa aset saja, atau ketika masing-masing aset berbeda.

1. Di tab Daftar Aset, pilih opsi membuat aset satuan.
2. Isi formulirnya: nama, kategori, lokasi, departemen, penanggung jawab, dan status, beserta informasi pembeliannya.
3. Simpan. Aset masuk sebagai satu baris pada dokumen.
4. Ulangi untuk setiap aset.

Setiap baris masih bisa diubah atau dihapus selama dokumen berstatus DRAFT.

Kolom pembelian

Kolom ini lebih penting daripada tampaknya, karena penyusutan dihitung darinya.

Kolom	Kegunaan
Tanggal pembelian	Kapan aset diperoleh
Nilai perolehan	Berapa harganya — dasar perhitungan penyusutan
Mata uang	Mata uang dari nilai tersebut
Tanggal mulai penyusutan	Kapan penyusutan dimulai. Sering lebih lambat dari tanggal pembelian
Masa manfaat	Berapa lama aset diperkirakan terpakai
Nilai residu	Perkiraan nilainya di akhir masa manfaat

Mengisinya dengan benar sekarang jauh lebih mudah daripada memperbaikinya nanti, yang memerlukan dokumen Perubahan aset dan satu putaran persetujuan lagi. Lihat Penyusutan.

Import massal

Gunakan cara ini saat mendaftarkan banyak aset sekaligus — kantor baru, migrasi data, atau pembelian dalam jumlah besar.

1. Unduh template import
2. Isi templatnya, satu aset per baris
3. Unggah ke dokumen
4. Tunggu prosesnya lalu periksa hasilnya
5. Perbaiki baris yang ditolak lalu unggah lagi

1. Pada dokumen, buka opsi import lalu unduh templatnya. Gunakan template itu — kolomnya harus cocok.
2. Isi satu aset per baris. Nilai rujukan harus persis sama dengan penulisan di master data.
3. Unggah file yang sudah diisi.
4. Fisetra memprosesnya di latar belakang dan menampilkan progres. File besar butuh waktu; Anda boleh meninggalkan halaman dan kembali lagi.
5. Setelah selesai, periksa hasilnya. Baris yang berhasil masuk ke daftar aset dokumen.

Ketika ada baris yang ditolak

Fisetra melaporkan kesalahan per baris, bukan menolak seluruh file, sehingga kesalahan di baris 40 tidak membuang 39 baris lainnya. Unduh laporan kesalahannya, perbaiki baris tersebut, lalu unggah kembali yang sudah diperbaiki.

Penyebab yang lazim:

Penyebab	Perbaikan
Kategori, lokasi, departemen, atau status belum ada	Buat di Master data, atau perbaiki ejaannya
Kolom wajib kosong	Isi kolomnya
Format tanggal tidak sesuai	Samakan dengan format pada template
Nilai memakai pemisah ribuan atau simbol mata uang	Tulis angka polos

Import diproses di latar belakang, jadi bila progresnya sama sekali tidak bergerak, mungkin antrean proses tidak berjalan — bagian itu urusan administrator sistem Anda.

Lampiran dan Mengetahui

Tambahkan file pendukung — purchase order, faktur, surat jalan — di tab Lampiran, dan siapa pun yang perlu diberi tahu saat aset terdaftar di tab Mengetahui. Lihat Dasar dokumen.

Mengajukan dan menyetujui

Tekan Konfirmasi Dokumen untuk mengajukan. Dokumen menjadi PENDING dan penyetuju diberi tahu.

Saat disetujui, semua aset pada dokumen dibuat di daftar aset, masing-masing dengan penandanya sendiri dan catatan riwayat yang menunjuk ke dokumen ini.

Sebelum itu asetnya belum ada — belum bisa dipindahkan, dipelihara, atau dilaporkan. Itulah gunanya tahap persetujuan.

Bila dokumen ditolak, dokumen kembali kepada Anda sebagai DRAFT; perbaiki lalu tekan Confirm Fix.

Kendala yang sering muncul

Masalah	Sebabnya	Yang perlu dilakukan
Seluruh import langsung gagal	File tidak sesuai template	Unduh template baru lalu isi ulang
Progres import tidak bergerak	Proses latar belakang tidak berjalan	Hubungi administrator sistem
Aset tidak muncul setelah disetujui	Di luar cakupan Anda, atau filter masih aktif	Bersihkan filter; periksa Pengguna dan hak akses
Aset terduplikasi	File yang sama diunggah dua kali	Void dokumen berlebih bila masih DRAFT; bila sudah disetujui, hapuskan duplikatnya
Kategori atau lokasi tidak bisa dipilih	Belum ada, atau di luar penugasan Anda	Buat di Master data
Penyusutan tidak berjalan	Kolom pembelian belum lengkap, atau template belum dipasang	Periksa tab PEMBELIAN dan Penyusutan