Persetujuan

Persetujuan adalah yang membuat data aset dapat dipercaya. Sebuah dokumen tidak mengubah apa pun sampai orang yang berwenang menyetujuinya.

Bab ini membahas kedua sisinya: mengatur siapa menyetujui apa, dan melakukan persetujuannya.

Cara kerjanya

Setiap jenis dokumen punya alur. Alur terdiri atas langkah, dan setiap langkah punya penyetuju. Semua langkah harus menyetujui agar dokumen disetujui; bila ada satu langkah yang menolak, dokumen kembali kepada pembuatnya.

Langkah berjalan berurutan. Langkah 2 belum diberi tahu sebelum langkah 1 menyetujui, dan itulah yang membuat alur bisa meniru rantai kewenangan yang sesungguhnya.

WARNING

Bila belum ada alur aktif untuk sebuah jenis dokumen, mengajukannya akan langsung menyetujuinya tanpa peninjauan sama sekali. Ini memang dirancang demikian — tidak semua perusahaan ingin persetujuan untuk segala hal — tetapi berarti alur yang lupa diatur diam-diam menghilangkan kontrolnya. Periksa setiap jenis dokumen yang Anda anggap penting.

Menyusun alur

Memerlukan hak akses ke konfigurasi persetujuan. Konfigurasi → Persetujuan.

1. Buka Konfigurasi → Persetujuan.
2. Pilih jenis dokumennya: Penambahan Aset, Perubahan Aset, Perpindahan Aset, Penghapusan Aset, Reverse Disposal, Stock Opname, atau Kapitalisasi Aset.
3. Aktifkan alurnya.
4. Tambahkan langkah secara berurutan. Langkah dapat diurutkan ulang dan dihapus.
5. Untuk setiap langkah, tentukan siapa yang menyetujui.

Siapa yang bisa menyetujui sebuah langkah

Jenis penyetuju	Artinya
Pengguna tertentu	Satu orang yang disebut namanya
Grup penyetuju	Anggota mana pun dari grup dapat menyetujui atas nama grup
Koordinator departemen	Siapa pun yang memegang peran itu untuk departemen terkait

Utamakan grup dan koordinator dibanding nama perorangan. Alur yang bergantung pada satu nama akan macet begitu orangnya cuti; grup tetap berjalan.

Grup penyetuju

Konfigurasi → Persetujuan → Grup Pengguna mengelola grup: buat grup, tambahkan anggotanya, lalu pakai grup itu di langkah mana pun pada alur mana pun.

Koordinator departemen

Konfigurasi → Persetujuan → Pengguna Departemen menetapkan koordinator per departemen, sehingga sebuah langkah dapat diarahkan ke "koordinator departemen yang bersangkutan" tanpa menyebut nama siapa pun.

Mengubah alur di kemudian hari

Perubahan berlaku untuk dokumen yang diajukan sesudahnya. Dokumen yang sedang berjalan tetap memakai alur saat ia dimulai, jadi menyunting alur tidak akan mengganggu pekerjaan yang sedang berlangsung.

Menyetujui dokumen

Ada dua cara: dari dalam aplikasi, atau dari tautan email.

Dari dalam aplikasi

1. Buka dokumennya dari menu Transaksi, atau ikuti notifikasinya.
2. Tinjau headernya, daftar asetnya, dan lampirannya.
3. Tekan Konfirmasi Persetujuan di toolbar.
4. Pilih Setuju atau Tolak pada Type Approval.
5. Tulis Pesan. Kolom ini wajib, dan hanya inilah bekal pembuat dokumen untuk memperbaiki — sebutkan apa yang keliru dan apa yang perlu diperbaiki.
6. Lampirkan file bila mendukung keputusan Anda.
7. Konfirmasi.

Dari tautan email

Penyetuju menerima email berisi tautan yang membuka satu halaman berisi dokumennya, tempat mereka dapat menyetujui atau menolak tanpa login.

Ini ditujukan bagi orang yang hanya sesekali menyetujui dan tidak perlu mempelajari aplikasinya. Halaman itu menampilkan detail dokumen, daftar aset, lampiran, dan riwayat yang sama.

WARNING

Tautannya bersifat pribadi dan sekali pakai. Jangan meneruskan email persetujuan — siapa pun yang memegang tautannya dapat bertindak atas nama Anda. Bila email persetujuan sampai ke orang yang keliru, minta administrator mengirimkannya ulang ke orang yang tepat.

Halaman itu juga menyediakan Go to Document (Login) bagi yang ingin melihat tampilan lengkapnya.

Apa yang terjadi selanjutnya

Bila Anda menyetujui dan masih ada langkah berikutnya, penyetuju langkah itu diberi tahu. Bila langkah Anda yang terakhir, dokumen menjadi APPROVED, perubahannya ditulis ke data aset, dan penerima Mengetahui diberi tahu.

Bila Anda menolak, dokumen kembali kepada pembuatnya sebagai DRAFT yang bisa diubah, lengkap dengan pesan Anda. Tidak ada antrean "ditolak" tersendiri — lihat Dasar dokumen.

Menolak bukan teguran. Ini cara biasa mengembalikan sesuatu untuk diperbaiki, dan pembuatnya mengajukan ulang lewat Confirm Fix.

Log persetujuan

Log di toolbar dokumen menampilkan setiap tindakan persetujuan: siapa bertindak, apa keputusannya, kapan, dan pesan yang ditinggalkan. Ditulis sistem dan tidak bisa disunting. Log yang sama terlihat dari halaman persetujuan publik.

Menagih persetujuan

Bila penyetuju belum merespons, email notifikasinya dapat dikirim ulang dari dokumen. Ini tidak melewati siapa pun — email dikirim ulang ke penyetuju langkah yang sedang berjalan.

Bila orang yang tepat benar-benar tidak dapat bertindak, administrator dapat mengubah alur untuk dokumen berikutnya, tetapi dokumen yang sedang berjalan tetap pada penyetuju awalnya.

Kendala yang sering muncul

Masalah	Sebabnya	Yang perlu dilakukan
Dokumen langsung disetujui tanpa ditinjau	Belum ada alur aktif untuk jenis itu	Aktifkan di Konfigurasi → Persetujuan
Tidak ada yang perlu disetujui padahal Anda penyetuju	Belum giliran langkah Anda, atau Anda tidak ada di alur dokumen ini	Periksa Log dokumennya
Tautan email tidak berfungsi	Sudah dipakai, atau sudah kedaluwarsa	Minta notifikasinya dikirim ulang
Tidak bisa menolak tanpa pesan	Kolom pesan wajib diisi	Jelaskan alasannya — pembuat dokumen tidak punya petunjuk lain
Penyetuju sudah keluar dari perusahaan	Alurnya menyebut namanya langsung	Perbarui alurnya, dan utamakan grup atau koordinator
Konfigurasi → Persetujuan tidak ada	Peran Anda tidak mencakup konfigurasi persetujuan	Hubungi administrator