Self-Monitoring

Monitoring dan Pemeliharaan → Self-Monitoring meminta orang yang benar-benar memegang aset Anda untuk melaporkan kondisinya, secara berkala, tanpa perlu login ke Fisetra.

Fitur ini menjawab pertanyaan yang tidak bisa dijawab daftar aset: bukan di mana asetnya melainkan bagaimana kondisinya. Orang yang duduk di depan laptop itu tahu; tim aset di pusat tidak.

Cara kerjanya

1. Buat campaign yang mencakup sekumpulan aset
2. Fisetra membuat occurrence untuk setiap tanggal terjadwal
3. Setiap occurrence mengirim tautan pribadi ke penanggung jawabnya
4. Mereka melaporkan kondisi tiap aset dari tautan itu
5. Anda meninjau jawabannya lalu menutup occurrence

Bagian	Isinya
Campaign	Apa yang dipantau, oleh siapa, dan seberapa sering
Master Pengulagan	Pola pengulangan
Master Notifikasi	Pengaturan email dan penerimanya
Master Kondisi	Pilihan kondisi yang dapat dipilih pelapor
Occurrence	Satu putaran campaign pada satu tanggal

INFO

Menu tertulis Master Pengulagan. Ejaan itu memang kurang tepat di aplikasinya; panduan ini menuliskannya persis seperti yang tampil agar Anda menemukannya.

Menyiapkan master

Master Kondisi

Self-Monitoring → Master Kondisi memuat kondisi yang dapat dilaporkan orang — misalnya baik, perlu perhatian, rusak.

Daftar ini adalah seluruh kosakata pemantauan Anda, jadi rancang sebelum campaign dijalankan. Terlalu sedikit pilihan membuat semuanya tampak baik-baik saja; terlalu banyak membuat orang memilih tidak konsisten. Lima atau kurang, yang jelas berbeda satu sama lain, biasanya efektif.

Master Pengulagan

Master Pengulagan mendefinisikan pola pengulangan — harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, berjalan sejumlah kali tertentu, sampai tanggal tertentu, atau tanpa batas.

Sesuaikan intervalnya dengan seberapa cepat kondisi benar-benar berubah. Pengecekan bulanan untuk meja kantor hanya melelahkan dan menghasilkan jawaban asal.

Master Notifikasi

Master Notifikasi memuat pengaturan email dan siapa yang menerima permintaannya.

Membuat campaign

1. Buka Monitoring dan Pemeliharaan → Self-Monitoring.
2. Pilih opsi buat.
3. Beri judul, deskripsi, dan tanggal mulai.
4. Tentukan aset yang dicakup dengan memfilter kategori, lokasi, atau keduanya.
5. Pilih pengulangan dan aturan notifikasi.
6. Simpan.

Membatasi cakupan lewat kategori dan lokasi, bukan dengan mendaftar aset satu per satu, membuat campaign mengikuti perkembangan data aset dengan sendirinya: aset yang ditambahkan ke lokasi itu kemudian otomatis ikut tercakup.

Fisetra membuat occurrence dari pola pengulangan, masing-masing dimulai sebagai NOT_STARTED.

Occurrence

Status	Artinya
NOT_STARTED	Sudah dibuat, belum dikirim
IN_PROGRESS	Permintaan terkirim, jawaban sedang dikumpulkan
COMPLETED	Ditutup. Tidak ada notifikasi lagi

Hanya satu occurrence per campaign yang berstatus IN_PROGRESS pada satu waktu. Saat occurrence berikutnya dimulai, yang sebelumnya ditutup otomatis — sehingga putaran yang terlupakan tidak terus terbuka mengumpulkan jawaban basi.

Menjalankan occurrence

Membuka occurrence menampilkan asetnya dan kemajuan jawabannya.

Aksi	Kapan tersedia
Kirim Notifikasi	Belum COMPLETED, dan masih ada penerima yang belum dikirimi
Kirim Ulang Konfirmasi	Berstatus IN_PROGRESS, dan masih ada yang belum merespons
Tandai Selesai	Hanya selama berstatus IN_PROGRESS

Tandai Selesai memang sengaja tidak muncul pada occurrence NOT_STARTED — putaran yang belum pernah dikirim tidak bisa ditutup seolah-olah sudah berjalan.

Yang dilihat penerima

Tautannya membuka halaman berisi daftar aset yang menjadi tanggung jawab orang tersebut. Untuk setiap aset mereka memilih kondisi, boleh menambahkan catatan, dan dapat melampirkan foto. Lalu mereka mengirimkannya.

Mereka dapat memperbarui jawabannya selama tautannya masih berlaku, dan Fisetra mencatat baik waktu pengiriman pertama maupun pembaruan terakhir, sehingga jawaban yang berubah tetap terlihat dan tidak tertimpa diam-diam.

Tanpa akun, tanpa password, tanpa perlu pelatihan.

WARNING

Tautannya bersifat pribadi dan sekali pakai. Jangan meneruskan email Self-Monitoring — penerimanya akan melapor atas nama orang lain.

Meninjau jawaban

Occurrence menampilkan kondisi yang dilaporkan untuk setiap aset, catatannya, lampirannya, dan waktunya. Lampiran yang dikirim dari halaman publik dapat diunduh satu per satu atau sekaligus.

Laporan adalah informasi, bukan tindakan. Fisetra tidak mengubah aset hanya karena seseorang melaporkannya rusak. Tindak lanjuti temuannya:

Yang dilaporkan	Tindak lanjut
Rusak atau perlu perbaikan	Event pemeliharaan — Pemeliharaan
Berada di tempat yang salah	Perpindahan aset
Sudah tidak dapat diperbaiki	Penghapusan aset
Status kondisinya keliru di data	Perubahan aset

Self-Monitoring atau Pemeliharaan?

Pertanyaan	Gunakan
Bagaimana kondisi aset ini?	Self-Monitoring — menanyakan pemegangnya
Aset ini perlu diservis	Pemeliharaan — menjadwalkan pekerjaannya

Keduanya berpasangan secara alami: Self-Monitoring menemukan masalahnya, Pemeliharaan menyelesaikannya.

Kendala yang sering muncul

Masalah	Sebabnya	Yang perlu dilakukan
Tidak ada occurrence yang terbuat	Belum ada pengulangan, atau polanya sudah berakhir	Periksa pengulangan pada campaign
Penerima tidak menerima permintaan	Belum dikirim, alamat keliru, atau email masih diantrekan	Periksa occurrence-nya lalu tekan Kirim Notifikasi
Tandai Selesai tidak ada	Occurrence masih NOT_STARTED	Harus IN_PROGRESS lebih dulu
Occurrence tertutup sendiri	Occurrence berikutnya sudah dimulai	Wajar — hanya satu yang berjalan pada satu waktu
Tautan penerima tidak berfungsi lagi	Sudah kedaluwarsa, atau occurrence-nya ditutup	Gunakan Kirim Ulang Konfirmasi selagi masih IN_PROGRESS
Sebuah aset tidak masuk campaign	Di luar filter kategori dan lokasi	Sesuaikan cakupan campaign
Semua orang melaporkan kondisi yang sama	Daftar kondisinya kurang jelas, atau pengecekannya terlalu sering	Perbaiki Master Kondisi atau pola pengulangannya