Pemeliharaan

Monitoring dan Pemeliharaan → Pemeliharaan merencanakan dan mencatat pekerjaan pada aset Anda — servis terjadwal yang menjaga barang tetap berfungsi, dan perbaikan tak terduga saat ada yang rusak.

Bagian-bagiannya

Bagian	Isinya
Master Category	Jenis pemeliharaan yang Anda lakukan — servis, inspeksi, perbaikan
Master Pengulangan	Pola pengulangan, agar jadwal cukup didefinisikan sekali
Master Notifikasi	Siapa yang diberi tahu, dan berapa lama sebelumnya
Event	Rencana pemeliharaan untuk sebuah aset
Instance	Satu pelaksanaan nyata dari rencana itu pada tanggal tertentu

Sebuah event menyatakan "servis genset ini setiap tiga bulan". Setiap tanggal jatuh tempo menghasilkan satu instance — pekerjaan konkretnya, dengan status, komentar, dan buktinya sendiri.

Siapkan ketiga master sebelum membuat event; event merujuk kepadanya.

Menyiapkan master

Master Category

Monitoring dan Pemeliharaan → Pemeliharaan → Master Category memuat jenis pemeliharaan Anda. Buat daftarnya ringkas dan bermakna — kategori inilah yang dipakai mengelompokkan pemeliharaan di laporan.

Master Pengulangan

Master Pengulangan mendefinisikan pola pengulangan. Sebuah pola dapat berulang harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, dan berjalan sejumlah kali tertentu, sampai tanggal tertentu, atau tanpa batas.

Pilih dengan sadar. Pola tanpa batas akan terus menghasilkan pekerjaan selamanya — tepat untuk aset permanen, keliru untuk peralatan sewa dua tahun.

Master Notifikasi

Master Notifikasi menentukan siapa yang diberi tahu dan berapa lama sebelumnya — dalam menit, jam, hari, minggu, bulan, atau tahun sebelum tanggal jatuh tempo.

Sesuaikan tenggangnya dengan waktu yang benar-benar dibutuhkan untuk bersiap. Pemberitahuan pada pagi hari pelaksanaan untuk pekerjaan yang butuh pemesanan suku cadang tidak ada gunanya.

Membuat event pemeliharaan

1. Buka Monitoring dan Pemeliharaan → Pemeliharaan → Daftar Pemeliharaan.
2. Pilih opsi buat.
3. Pilih asetnya dan kategori pemeliharaannya.
4. Jelaskan pekerjaannya lalu tetapkan tanggal mulai.
5. Pilih pengulangan untuk pekerjaan berkala, atau kosongkan untuk pekerjaan sekali jalan.
6. Pilih aturan notifikasi dan penerimanya.
7. Simpan.

Fisetra membuat instance-nya dari pola pengulangan. Penerima tidak perlu punya akun Fisetra — mereka diberi tahu lewat email dan dapat mengonfirmasi dari tautannya.

Perbaikan tak terjadwal

Tidak semua pemeliharaan direncanakan. Perbaikan insidental dapat dicatat langsung pada aset, dari tab Pemeliharaan aset tersebut — lihat Mengelola aset. Catatannya masuk ke riwayat yang sama dengan pekerjaan terjadwal, sehingga data aset tetap lengkap.

Kalender pemeliharaan

Daftar Pemeliharaan terbuka sebagai kalender pekerjaan yang akan datang dan yang sudah lewat, diberi warna menurut statusnya. Tekan salah satu entri untuk membuka instance-nya.

Filter mempersempit kalender berdasarkan aset, kategori, atau rentang tanggal saat isinya mulai padat.

Mengerjakan sebuah instance

Membuka instance menampilkan asetnya, detail pemeliharaannya, penerimanya, dan lampirannya, beserta tab untuk memantau email dan komentar.

Status	Artinya
NOT_STARTED	Sudah dibuat, belum dimulai
IN_PROGRESS	Sedang berjalan
COMPLETED	Selesai

Tab-nya memantau siapa yang sudah diberi tahu dan siapa yang sudah merespons:

Tab	Isinya
EMAIL BELUM TERKIRIM	Penerima yang belum diberi tahu
EMAIL TERKIRIM BELUM DIKONFIRMASI	Sudah diberi tahu, belum merespons
EMAIL SUDAH DIKONFIRMASI	Sudah dikonfirmasi
KOMENTAR	Catatan pekerjaan

Aksinya

Aksi	Kapan dipakai
Kirim Notifikasi	Memberi tahu penerima yang belum diberi tahu
Kirim Ulang ke Belum Konfirmasi	Menagih yang belum merespons
Tambah Komentar	Mencatat apa yang dikerjakan, apa yang ditemukan, apa yang masih perlu
Tandai Selesai	Menutup instance saat pekerjaannya rampung

Tandai Selesai hanya muncul selama instance berstatus IN_PROGRESS — instance yang belum pernah dimulai tidak dapat ditutup, sehingga pekerjaan tidak bisa dilewati diam-diam.

Komentar sebagai catatan pekerjaan

Komentar adalah rekaman apa yang benar-benar terjadi. Masing-masing berstatus Open atau Close, sehingga temuan yang belum tuntas tetap terlihat dan tidak tenggelam di dalam daftar.

Tulislah untuk orang yang akan membaca riwayat aset ini tahun depan, bukan untuk diri Anda hari ini.

Konfirmasi lewat email

Penerima mendapat email berisi tautan ke halaman tempat mereka mengonfirmasi pekerjaannya serta menambahkan komentar dan lampiran, tanpa login.

Inilah cara teknisi lapangan dan kontraktor luar ikut terlibat tanpa perlu akun.

WARNING

Tautannya bersifat pribadi dan sekali pakai. Jangan meneruskan email pemeliharaan.

Pelaporan

Laporan Pemeliharaan mencakup pekerjaan lintas aset, kategori, dan periode — lihat Laporan. Pemeliharaan untuk satu aset ada di tab Pemeliharaan aset tersebut.

Kendala yang sering muncul

Masalah	Sebabnya	Yang perlu dilakukan
Tidak ada instance yang terbuat	Event tidak punya pengulangan, atau polanya sudah berakhir	Periksa pengulangan pada event
Penerima mengaku tidak menerima email	Notifikasi belum dikirim, alamatnya keliru, atau email masih diantrekan	Periksa EMAIL BELUM TERKIRIM, lalu Kirim Notifikasi
Tandai Selesai tidak muncul	Instance masih NOT_STARTED	Instance harus IN_PROGRESS lebih dulu
Notifikasi datang terlalu mepet	Tenggangnya terlalu pendek	Sesuaikan di Master Notifikasi
Pekerjaan tetap terbit untuk aset yang sudah dihapuskan	Event-nya berumur lebih panjang dari asetnya	Hapus atau akhiri event-nya
Sebuah daftar master tidak ada di menu	Peran Anda tidak mencakupnya	Hubungi administrator